> **ARCHIVO HISTÓRICO — NO USAR COMO MATERIAL DE ESTA COHORTE.** Este contenido fue preparado para Redes CIMI/Girón y no se ha validado para la propuesta de cohorte del CGAO, Subsede Vélez, Regional Santander. Para esta formación use la [guía vigente](../../index.html), la [cartilla de aprendices](../Documentos/Cartilla_aprendices_retos_IA_SENA_Bogota.docx), el [libro de práctica](../Documentos/Materiales_practica_IA_SENA_Bogota.xlsx) y la [guía de herramientas y preparación](../herramientas-y-preparacion.md). No cargue datos personales o institucionales reales en servicios de IA externos. Funciones, nombres y permisos de herramientas pueden cambiar; verifique el acceso con el equipo formador. # Caso de Estudio 01: Catálogo de Procesos Administrativos - Redes CIMI **Curso:** Implementación de herramientas de IA en la optimización de la productividad (21720210 V1) **Ambiente:** Redes CIMI - SENA Girón **Uso didáctico:** Taller de diagnóstico y matriz de viabilidad (Estación 01 - Reto MG-A01) --- ## 1. Contexto Operativo En el Centro Industrial del Mantenimiento Integral (CIMI), la coordinación del área de Redes y Telecomunicaciones gestiona diariamente una alta carga administrativa. El personal de apoyo administrativo invierte entre el 60% y el 75% de su jornada laboral en tareas manuales de transcripción, archivo, redacción de respuestas rutinarias y consolidación de reportes en hojas de cálculo. Para este ejercicio, el aprendiz debe evaluar los siguientes 8 procesos reales del centro, determinar su viabilidad para ser optimizados con IA y clasificar qué tipo de tecnología requiere (Regla simple / Macro tradicional vs. IA Generativa vs. IA Predictiva vs. No viable por confidencialidad). --- ## 2. Inventario de Procesos para Diagnóstico ### Proceso P1: Radicación y Pre-clasificación de PQRS de Aprendices - **Descripción:** Llegan correos de aprendices con solicitudes heterogéneas (solicitud de paz y salvo, reclamos de notas, peticiones de aplazamiento, denuncias de convivencia). El funcionario debe leer cada correo, tipificar el tipo de solicitud, identificar la ficha del aprendiz y remitir al instructor o coordinador correspondiente. - **Volumen:** 40 a 60 correos diarios. - **Tiempo actual:** 3 a 4 horas diarias. - **Dolor principal:** Textos desordenados, faltas de ortografía, datos incompletos. ### Proceso P2: Elaboración de Actas de Comité de Evaluación y Seguimiento - **Descripción:** Durante las reuniones semanales de comité (2 horas de duración), se graban las intervenciones o se toman notas rápidas. Posteriormente, el administrativo pasa en limpio los acuerdos, las sanciones, los compromisos pedagógicos y la lista de asistentes en el formato institucional SENA. - **Volumen:** 3 a 5 actas semanales (8 a 15 páginas cada una). - **Tiempo actual:** 5 a 6 horas por acta. - **Dolor principal:** Dificultad para resumir sin perder detalles jurídicos y compromisos con fechas límite. ### Proceso P3: Cálculo Matemático de Horas y Liquidación de Honorarios de Instructores - **Descripción:** Revisar planillas de asistencia y cruzar las horas programadas en Sofía Plus con las horas efectivamente ejecutadas por cada instructor contratista, multiplicando por el valor hora pactado para emitir el certificado de cumplimiento. - **Volumen:** 35 instructores mensuales. - **Tiempo actual:** 2 días completos al final de cada mes. - **Dolor principal:** Errores aritméticos humanos por cansancio visual. - **Pregunta crítica para el aprendiz:** ¿Debe usar un modelo de lenguaje (LLM) para hacer estas operaciones matemáticas o es un riesgo crítico de alucinación? ### Proceso P4: Redacción de Memorandos y Circulares Informativas Internas - **Descripción:** Redactar comunicados oficiales dirigidos a aprendices o instructores sobre fechas de matrículas, mantenimientos preventivos en los ambientes de Redes CIMI, o normas de seguridad en laboratorios. - **Volumen:** 4 a 6 comunicados al mes. - **Tiempo actual:** 1.5 horas por comunicado (redacción, estilo, tono formal SENA). - **Dolor principal:** Bloqueo del redactor, inconsistencias en el tono formal e institucional. ### Proceso P5: Análisis y Detección Temprana de Aprendices en Riesgo de Deserción - **Descripción:** Cruzar variables de fallas acumuladas, notas por debajo de 3.5 en las primeras 4 semanas, estrato socioeconómico y reporte de participación en talleres para identificar aprendices que probablemente abandonarán la formación antes del tercer trimestre. - **Volumen:** 400 aprendices activos en el área. - **Tiempo actual:** Se detecta tarde, cuando el aprendiz ya ha desertado. - **Dolor principal:** Falta de capacidad de análisis predictivo sobre los datos existentes. ### Proceso P6: Consolidación y Verificación de Inventario de Equipos de Laboratorio - **Descripción:** Comparar el listado físico de switches, routers, patch cords y herramientas de crimpado con el registro en el sistema de inventarios del centro. Se reportan novedades como equipos en mantenimiento, bajas o traslados entre ambientes. - **Volumen:** Listado de 650 ítems. - **Tiempo actual:** 16 horas al mes. - **Dolor principal:** Nombres de modelos ligeramente diferentes ("Cisco Catalyst 2960" vs "Switch 2960-Cisco"), dificultando el cruce tradicional en Excel (BUSCARV). ### Proceso P7: Custodia y Emisión de Conceptos Disciplinarios Confidenciales - **Descripción:** Documentos que contienen información médica reservada, antecedentes o testimonios confidenciales de aprendices en procesos sancionatorios graves. - **Volumen:** 2 a 3 casos por trimestre. - **Tiempo actual:** Variable. - **Dolor principal:** Riesgo legal extremo si la información trasciende. - **Pregunta crítica para el aprendiz:** ¿Se puede ingresar este texto a ChatGPT o Copilot gratuito en la nube? ¿Qué exige la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data? ### Proceso P8: Generación de Respuestas a Preguntas Frecuentes de Aspirantes a Cursos - **Descripción:** Responder dudas repetitivas que llegan al WhatsApp o correo institucional sobre requisitos de ingreso, horarios de cursos complementarios (como el curso 21720210), uso del uniforme y ubicación de los ambientes en el CIMI Girón. - **Volumen:** 80 consultas semanales. - **Tiempo actual:** 1.5 horas diarias. - **Dolor principal:** Interrupción constante del trabajo profundo para responder siempre lo mismo. --- ## 3. Utilidad de la IA en este Reto Comprender la utilidad de la IA requiere discernir dónde aporta valor y dónde introduce riesgos. En este caso de estudio, la IA demuestra su utilidad al: - **Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP):** Acelerar la lectura y clasificación de textos caóticos (PQRS, actas, resúmenes). - **Asistencia en Redacción:** Superar el "síndrome de la hoja en blanco" en memorandos y respuestas repetitivas, adaptando el tono institucional. - **Limitaciones Clave:** Mostrar que la IA **no es adecuada** para cálculos matemáticos exactos (nómina) o para procesar datos confidenciales sin anonimización (procesos disciplinarios). --- ## 4. Instrucción para el Aprendiz 1. Analice cada uno de los 8 procesos utilizando la **Matriz de Viabilidad de IA** suministrada en `docs/01-fundamentos.md`. 2. Para cada proceso defina: - Nivel de viabilidad (Alta, Media, Nula/Prohibida). - Tecnología sugerida (Regla fija / Excel tradicional, IA Generativa, IA Predictiva / Machine Learning, o Proceso Manual Estricto). - Riesgo potencial si la IA comete un error (Alucinación, filtración de datos sensibles, desvío de directrices). - Medida de salvaguarda y criterio humano requerido.