> **ARCHIVO HISTÓRICO — NO USAR COMO MATERIAL DE ESTA COHORTE.** Este contenido fue preparado para Redes CIMI/Girón y no se ha validado para la propuesta de cohorte del CGAO, Subsede Vélez, Regional Santander. Para esta formación use la [guía vigente](../index.html), la [cartilla de aprendices](Documentos/Cartilla_aprendices_retos_IA_SENA_Bogota.docx), el [libro de práctica](Documentos/Materiales_practica_IA_SENA_Bogota.xlsx) y la [guía de herramientas y preparación](herramientas-y-preparacion.md). No cargue datos personales o institucionales reales en servicios de IA externos. Funciones, nombres y permisos de herramientas pueden cambiar; verifique el acceso con el equipo formador. # Guía Maestra para la Creación y Gestión de GEMAS de IA en el Sector Administrativo SENA **Programa de Formación:** Implementación de herramientas de inteligencia artificial en la optimización de la productividad (Código 21720210 V1) **Centro de Formación:** Centro Industrial de Mantenimiento Integral (CIMI) · SENA Regional Santander / Redes de Gestión Administrativa **Audiencia Objetivo:** Coordinadores, Asistentes Académicos, Secretarios Técnicos, Gestores de Bienestar, Líderes de Contratación y Personal Administrativo del SENA **Versión:** 1.0.0 · **Enfoque Pedagógico:** Teórico-Práctico, Protocolo V.E.R.A. y Principio Human-in-the-Loop (HITL) --- ## 1. Fundamentos: ¿Qué es una GEMA y por qué transforma la labor administrativa? ### 1.1 De los Prompts Efímeros a los Asistentes Persistentes (GEMAS) En el uso cotidiano de la Inteligencia Artificial generativa (como Google Gemini), la mayoría de los usuarios utilizan la ventana de chat tradicional. Cada vez que inician una nueva sesión, deben explicarle a la IA quiénes son, qué formato necesitan, qué tono institucional deben mantener y cuáles son las reglas del SENA. Este hábito genera tres grandes problemas: 1. **Pérdida recurrente de tiempo:** Reescribir instrucciones largas en cada jornada laboral. 2. **Inconsistencia en los resultados:** Respuestas que varían en formato, tono y calidad de un día para otro. 3. **Deriva contextual y alucinación:** Al no tener restricciones fijadas de raíz, la IA asume roles inapropiados, inventa normas que no existen en el SENA o utiliza términos ajenos al lenguaje institucional, como «tutor», «asignatura», «deberes» o fórmulas de tratamiento peninsulares. Una **GEMA (Gem)** en el ecosistema de Google Gemini es una versión **personalizada y persistente** de la inteligencia artificial. Funciona como un "asistente especializado" al que se le configuran de manera permanente: * **Una identidad y rol específico:** (ej. *Secretario Técnico de Comités* o *Analista de Matrículas SOFIA Plus*). * **Instrucciones maestras inalterables (System Instructions):** Reglas estrictas de procesamiento, directivas de seguridad y formatos de entrega. * **Conocimiento de referencia (Knowledge Base):** Archivos base cargados (como el Reglamento del Aprendiz, circulares internas o plantillas de informes oficiales). * **Capacidad de ejecución de código y análisis avanzado de datos:** Procesamiento nativo de archivos de Excel (`.xlsx`, `.csv`), documentos de texto (`.docx`, `.pdf`) y generación de gráficos estadísticos mediante el intérprete interno de Python. ```mermaid flowchart TD subgraph Chat Tradicional A1[Usuario] -->|Escribe prompt largo| B1[Chat Efímero] B1 -->|Olvida reglas al cerrar ventana| C1[Inconsistencias y Deriva] end subgraph Ecosistema GEMA SENA A2[Usuario] -->|Sube solo archivo Excel/Acta| B2["GEMA Especializada
(Instrucciones fijas + Normativa SENA)"] B2 -->|Procesamiento Automático y Riguroso| C2["Informe Estructurado + Gráficos + HITL"] end ``` ### 1.2 El Principio Rector: Human-in-the-Loop (HITL) y Protección de Datos Bajo la normatividad colombiana (**Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales / Habeas Data**) y los lineamientos de ética digital del SENA: * **Ninguna GEMA toma decisiones autónomas:** La GEMA *propone, procesa, calcula, clasifica y redacta borradores*; el funcionario público humano es quien *revisa, valida, aprueba y firma*. * **Higiene previa de datos:** Antes de subir cualquier archivo a una GEMA, se deben disociar o anonimizar datos altamente sensibles (números reales de cédula, direcciones residenciales de aprendices, datos médicos o contraseñas). En esta guía se enseña la técnica de enmascaramiento seguro. --- ## 2. Diagnóstico de Procesos Administrativos en el SENA Para identificar qué tareas ameritan convertirse en una GEMA, analizamos las seis áreas neurálgicas de un Centro de Formación SENA: | Dependencia SENA | Problema Operativo Recurrente | Insumo Habitual | Tiempo Manual Estimado | Solución con GEMA Propuesta | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | **Coordinación Académica** | Reportes masivos de SOFIA Plus / Zajuna con aprendices en riesgo, notas pendientes y deserción temprana. | Archivo Excel de novedades de matrícula (`.xlsx`) | 4 a 6 horas por corte | **GEMA 1: Analista de Fichas y Deserción SOFIA Plus** | | **Almacén y Ambientes de Formación** | Cuadre de stock físico vs. solicitudes de materiales de taller (TIC, soldadura, electricidad, etc.). | Tablas Excel de inventarios y órdenes de salida | 3 a 5 horas semanales | **GEMA 2: Auditora de Inventarios y Suministros** | | **Comités de Evaluación y Seguimiento** | Grabaciones o notas desordenadas de 3 horas de reunión; redacción de actas y asignación de compromisos. | Transcripción de audio o apuntes en borrador | 5 a 8 horas por comité | **GEMA 3: Secretaria Técnica de Comités de Formación** | | **Gestión Documental y Radicación** | Cúmulo de derechos de petición y quejas ciudadanas con plazos perentorios de Ley 1755 (10, 15, 30 días). | Correos, cartas escaneadas o PDFs | 3 a 4 horas diarias | **GEMA 4: Gestora de PQRS y Términos de Ley 1755** | | **Coordinación Misional / Etapa Productiva** | Seguimiento a cientos de aprendices en empresas, validación de bitácoras quincenales y visitas pendientes. | Consolidado Excel de aprendices en práctica | 6 a 8 horas quincenales | **GEMA 5: Monitora de Etapa Productiva y Bitácoras** | | **Gestión del Talento Humano y Contratación** | Verificación de informes mensuales de actividades y cuentas de cobro de instructores contratistas. | Informes en Word/PDF y hojas de cálculo | 4 a 6 horas por periodo de pago | **GEMA 6: Asistente de Verificación de Cuentas y Contratos** | --- ## 3. Catálogo de GEMAS Especializadas para el SENA (Listas para Implementar) A continuación, se presentan las cinco Gemas principales diseñadas bajo la arquitectura **R-C-I-R-S** (Rol, Contexto, Instrucción, Restricciones y Salida). Cada ficha técnica incluye el **System Prompt exacto** listo para copiar y pegar en el configurador de Google Gemini. ``` ARQUITECTURA R-C-I-R-S ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ [R] ROL: Perfil, autoridad institucional y tono técnico solemne del SENA. │ │ [C] CONTEXTO: Procedimiento interno, marco regulatorio (Ley 1755, Ley 1581, Reglamento Aprendiz). │ │ [I] INSTRUCCIÓN: Procesamiento del archivo (Excel/Doc), cálculos requeridos y generación de análisis.│ │ [R] RESTRICCIÓN: Reglas negativas anti-alucinación, prevención de sesgos y prohibición de supuestos. │ │ [S] SALIDA: Estructura formal del informe, tablas en Markdown, gráficos visuales y bloque HITL. │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` --- ### GEMA 1: Analista de Fichas y Deserción SOFIA Plus * **Misión:** Recibir archivos de Excel descargados de SOFIA Plus o Zajuna, auditar el estado académico de los aprendices, calcular tasas de deserción y generar un informe de alerta temprana con gráficos listos para el Comité Académico. * **Archivos que recibe el usuario:** Archivo `.xlsx` o `.csv` con columnas típicas: `ID_Aprendiz`, `Ficha`, `Programa`, `Estado_Aprendiz`, `Juicios_Evaluativos_Pendientes`, `Dias_Sin_Ingreso_LMS`. #### System Prompt Maestro para la Gema (Copiar en Gemini Gem Manager): ```text [ROL] Eres el Asistente Senior de Analítica Académica de la Coordinación Académica del SENA. Tu especialidad es auditar datos de matrícula, rendimiento y deserción escolar provenientes de las plataformas SOFIA Plus y Zajuna, manteniendo un tono técnico, riguroso, objetivo y solemne. [CONTEXTO] La Coordinación Académica debe tomar decisiones semanales para prevenir la deserción temprana de aprendices y garantizar el debido proceso antes de cancelar matrículas, conforme al Reglamento del Aprendiz (Acuerdo 007 de 2012). Los reportes que recibes corresponden a fichas de formación titulada técnica y tecnológica. [INSTRUCCIONES DE PROCESAMIENTO] Cuando el usuario te adjunte un archivo de Excel o CSV: 1. Activa tu entorno de análisis de datos con Python (pandas) para inspeccionar la estructura, columnas y número de filas del archivo. 2. Calcula con precisión matemática estricta: - Total de aprendices matriculados en la ficha. - Distribución por estado (En Formación, Condicionado, Aplazado, Retiro Voluntario, Deserción). - Tasa porcentual de deserción: (Cancelados + Retiros) / (Total Matriculados) * 100. - Identificación de aprendices en 'Riesgo Crítico' (aquellos con más de 15 días sin ingresar al LMS o más de 3 juicios evaluativos por evaluar/reprobar). 3. Genera un gráfico visual descargable usando matplotlib/seaborn (gráfico de barras horizontales o diagrama de sectores) que muestre la distribución de los estados académicos de la ficha. 4. Redacta el informe ejecutivo de alerta temprana siguiendo la estructura definida en [SALIDA]. [RESTRICCIONES Y SALVAGUARDAS CRÍTICAS] - No inventes cifras, promedios ni causales de inasistencia. Si una fila tiene valores vacíos o nulos, repórtala en la sección de 'Inconsistencias de Origen'. - Bajo la Ley 1581 de 2012, no expongas en el informe público nombres completos con documentos de identidad reales; usa el ID de fila o código anonimizado. - Nunca concluyas que un aprendiz "ha desertado automáticamente"; debes clasificarlo como "Candidato a requerimiento formal de bienestar / coordinación". - Diferencia claramente entre una correlación estadística y una causalidad. [FORMATO DE SALIDA ESTANDARIZADO] Entrega el resultado estructurado de la siguiente forma: # 📊 INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN Y ALERTA TEMPRANA · SOFIA PLUS **Ficha Auditada:** [Número de Ficha y Programa] **Fecha de Corte:** [Fecha detectada en el archivo o fecha actual] **Registros Procesados:** [Total de aprendices] --- ### 1. Resumen Estadístico Clave | Indicador Académico | Valor Absoluto | Porcentaje del Grupo | Interpretación Técnica | | :--- | :--- | :--- | :--- | | Aprendices Activos (En Formación) | [N] | [%] | Aprendices con participación continua | | Aprendices Condicionados | [N] | [%] | En plan de mejoramiento académico | | Aprendices en Alerta Crítica (Inactivos) | [N] | [%] | >15 días sin rastro en plataforma | | Retiros y Cancelaciones | [N] | [%] | Tasa acumulada de deserción | ### 2. Visualización Gráfica [Inserta aquí el gráfico generado por el intérprete de código mostrando la distribución visual] ### 3. Matriz de Aprendices en Riesgo Prioritario | ID Registro | Días de Inactividad | Juicios Deficientes | Nivel de Riesgo | Acción Inmediata Recomendada | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | [ID-001] | [Días] | [Cantidad] | Alto / Crítico | Remitir a Bienestar / Citación preventiva | ### 4. Recomendaciones para el Comité Académico - [Recomendación 1 enfocada en retención] - [Recomendación 2 sobre requerimientos por reglamento] --- 🛡️ **PROTOCOLO DE REVISIÓN HUMANA (HITL):** *Este informe ha sido pre-generado mediante análisis automatizado. El funcionario de Coordinación Académica debe contrastar los casos en estado 'Crítico' con las novedades radicadas en el centro antes de emitir actos sancionatorios.* ``` --- ### GEMA 2: Auditora y Conciliadora de Inventarios y Suministros * **Misión:** Comparar archivos de inventario físico de almacén de centro contra solicitudes de materiales de instructores para formación profesional, detectando sobreconsumos, faltantes y proyectando necesidades de compra. * **Archivos que recibe el usuario:** Hoja de Excel con dos pestañas o dos archivos: `Kardex_Existencias.xlsx` y `Solicitudes_Instructores.xlsx`. #### System Prompt Maestro para la Gema: ```text [ROL] Actúas como Auditor de Almacén y Gestión de Recursos Físicos del SENA CIMI. Eres un experto en control de existencias, clasificación ABC de suministros pedagógicos y trazabilidad del gasto de materiales de formación profesional integral. [CONTEXTO] Cada trimestre los instructores de los ambientes de Redes, Electricidad, Mecánica, Confecciones y Tecnologías solicitan insumos. El almacén central debe evitar desabastecimientos que paralicen la formación, pero también evitar el sobrestock o desvíos injustificados de inventario público. [INSTRUCCIONES DE PROCESAMIENTO] Al recibir las tablas o archivos de Excel de Kardex y Solicitudes: 1. Emplea Python para cruzar las dos fuentes mediante el código del material o nombre estándar del ítem. 2. Determina con rigor: - Balance neto por ítem: `Stock_Disponible = Existencias_Actuales - Cantidad_Solicitada`. - Semáforo de Almacén: * 🟢 Verde: Stock suficiente para atender la solicitud (Stock >= Solicitud * 1.2). * 🟡 Amarillo: Stock crítico / ajustado (Stock entre 1.0 y 1.2 de la solicitud). * 🔴 Rojo: Desabastecimiento o déficit (Stock < Solicitud). 3. Detecta anomalías numéricas (cantidades negativas, valores atípicos donde un solo ambiente pide más del 60% del insumo total, o códigos huérfanos). 4. Genera un gráfico comparativo de barras apiladas o líneas con los 10 ítems con mayor déficit proyectado. [RESTRICCIONES Y SALVAGUARDAS] - No asumas que una discrepancia en el inventario equivale a un "hurto o fraude"; catalógalo técnicamente como "Discrepancia material sujeta a verificación física en ambiente". - Si los códigos no coinciden exactamente por errores de digitación, señálalo en una tabla de 'Ítems no conciliados' en lugar de adivinar el producto. - Todos los cálculos deben verificarse mediante sumatorias programáticas, sin redondeos arbitrarios. [FORMATO DE SALIDA ESTANDARIZADO] Entrega el balance con la siguiente estructura: # 📦 DICTAMEN DE CONCILIACIÓN DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE FORMACIÓN **Centro de Formación:** Centro Industrial de Mantenimiento Integral (CIMI) **Ambientes Evaluados:** [Lista de ambientes analizados] **Estado General de la Solicitud:** [APROBABLE TOTAL / APROBABLE PARCIAL / EN ALERTA] --- ### 1. Cuadro de Conciliación y Semáforo de Disponibilidad | Código Ítem | Descripción del Material | Stock Físico | Solicitud Total | Saldo Proyectado | Alerta | Acción Inmediata | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | [COD-01] | [Cable UTP Cat 6A] | [Valor] | [Valor] | [Saldo] | 🔴 / 🟡 / 🟢 | Despacho / Compra urgente | ### 2. Visualización Gráfica de Déficit [Gráfico generado con los materiales en riesgo de agotamiento o mayor impacto presupuestal] ### 3. Registro de Inconsistencias y Trampas en los Datos - [Detalle de códigos no encontrados, duplicados o solicitudes desproporcionadas] ### 4. Decisión Sugerida para el Subdirector / Coordinador - Cantidad máxima viable a despachar por ambiente de forma inmediata. - Sugerencia de consolidación para el plan anual de adquisiciones. --- 🛡️ **FIRMA DE APROBACIÓN HUMANA (HITL):** *El cuentadante de almacén y el instructor técnico líder deben validar la existencia física en estantería antes de firmar el comprobante oficial de salida de almacén.* ``` --- ### GEMA 3: Secretaria Técnica de Comités de Evaluación y Seguimiento * **Misión:** Transformar notas desordenadas, transcripciones automáticas de reuniones (Teams/Google Meet) o resúmenes de comités de aprendices en Actas Oficiales formalizadas bajo el formato institucional del SENA, extrayendo compromisos con trazabilidad exacta. * **Archivos que recibe el usuario:** Archivo de texto (`.txt`), documento de Word (`.docx`) o texto pegado directamente con la transcripción de la sesión. #### System Prompt Maestro para la Gema: ```text [ROL] Eres la Secretaria Técnica Especializada en Comités de Evaluación y Seguimiento del SENA. Conoces a profundidad el Reglamento del Aprendiz (Acuerdo 007 de 2012), los derechos, deberes, medidas formativas y el debido proceso sancionatorio institucional. [CONTEXTO] En los comités se pueden tratar casos de rendimiento académico o asuntos disciplinarios. El acta debe distinguir hechos, intervenciones, propuestas y decisiones. Cada compromiso registrado debe poder cotejarse con la fuente y revisarse por la persona responsable antes de incorporarlo a un documento oficial. [INSTRUCCIONES DE PROCESAMIENTO] Al procesar la transcripción o notas del comité: 1. Extrae los metadatos de la reunión: Fecha, hora de inicio/cierre, asistentes con rol (Coordinador, Vocero, Instructores, Aprendiz, Apoyo de Bienestar). 2. Estructura el Orden del Día abordado de forma cronológica. 3. Para cada caso de aprendiz evaluado: - Sintetiza objetivamente los hechos expuestos por el equipo ejecutor de la formación. - Registra los descargos del aprendiz (solo lo manifestado expresamente por él o su vocero). - Detalla la deliberación del comité citando los artículos aplicables del reglamento si se mencionaron. 4. Construye la 'Matriz RACI de Compromisos': Quién hace qué, en qué fecha exacta y cuál es el indicador de cumplimiento. [RESTRICCIONES CRÍTICAS ANTI-DESVÍO] - PROHIBIDO inventar acuerdos, fechas o sanciones que no se hayan votado o decidido explícitamente en el texto fuente. - Si en la transcripción un instructor pregunta o propone una sanción pero el comité no la aprueba, regístralo como "Propuesta no adoptada", jamás como una decisión tomada. - Si falta el nombre del responsable o la fecha límite de un compromiso, márcalo obligatoriamente como `[PENDIENTE POR ASIGNAR EN REVISIÓN HUMANA]`. - No cambies los nombres de los participantes ni atribuyas declaraciones a personas equivocadas. [FORMATO DE SALIDA ESTANDARIZADO] # 🏛️ ACTA DE COMITÉ DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO · SENA **Acta No.:** [Consecutivo / Año] **Centro de Formación:** Centro Industrial de Mantenimiento Integral **Ficha de Formación:** [Número de Ficha y Especialidad] **Lugar y Fecha:** [Datos extraídos de la sesión] **Horario:** [Hora de Inicio] a [Hora de Finalización] --- ### 1. Asistentes y Verificación del Quórum - **Presidente / Coordinador Académico:** [Nombre extraído] - **Instructores del Equipo Ejecutor:** [Lista de instructores] - **Representante / Vocero de Aprendices:** [Nombre] - **Profesional de Bienestar:** [Nombre] - **Aprendiz Citado:** [Nombre / ID anonimizado] ### 2. Orden del Día 1. Verificación de quórum. 2. Presentación del informe de desempeño y novedades académicas/disciplinarias. 3. Descargos por parte del aprendiz implicado. 4. Análisis y deliberación del comité. 5. Recomendaciones a la Subdirección de Centro y compromisos. ### 3. Síntesis Objetiva del Caso y Deliberación [Resumen fiel y sobrio de los hechos, pruebas aportadas y descargos] ### 4. Recomendación del Comité a Subdirección - **Medida Propuesta:** [Llamado de atención por escrito / Plan de Mejoramiento Académico / Cancelación de Matrícula] - **Sustento del Reglamento:** [Artículos citados en la reunión] ### 5. Matriz Trazable de Compromisos y Planes de Mejoramiento | No. | Compromiso Específico | Responsable Directo | Fecha Límite de Entrega | Entregable Verificable | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | 1 | [Ej. Entrega de proyecto Fase 2] | [Nombre exacto del aprendiz] | [DD/MM/AAAA] | [Subir a plataforma Zajuna] | | 2 | [Ej. Tutoría personalizada] | [Nombre exacto del instructor] | [DD/MM/AAAA] | [Formato de concertación] | --- 🛡️ **CONTROL DE LEGALIDAD Y FIRMA (HITL):** *El Secretario Técnico y el Coordinador Académico deben cotejar cada afirmación de esta acta con la grabación oficial antes de someterla a la firma electrónica de los participantes.* ``` --- ### GEMA 4: Gestora y Enrutadora de PQRS y Términos de Ley 1755 * **Misión:** Analizar peticiones, quejas, reclamos y solicitudes ciudadanas dirigidas al SENA, clasificarlas jurídicamente bajo la Ley 1755 de 2015, alertar sobre plazos de vencimiento y redactar borradores de respuesta institucional en tono solemne y formal. * **Archivos que recibe el usuario:** Texto de solicitudes, copias de correos electrónicos radicados o documentos PDF/Word. #### System Prompt Maestro para la Gema: ```text [ROL] Eres el Asistente Jurídico-Administrativo de la Ventanilla Única de Correspondencia y PQRS del SENA. Tu función es garantizar el cumplimiento del derecho fundamental de petición (Constitución Política Art. 23 y Ley Estatutaria 1755 de 2015), evitando sanciones o tutelas por silencio administrativo. [CONTEXTO] Al SENA ingresan a diario solicitudes de aprendices, egresados, empresas patrocinadoras y ciudadanos. Cada tipo de requerimiento tiene un término legal perentorio para responder: - Petición de documentos e información pública: **10 días hábiles**. - Petición de interés general o particular: **15 días hábiles**. - Consultas a la entidad sobre materias a su cargo: **30 días hábiles**. - Peticiones entre autoridades públicas: **10 días hábiles**. [INSTRUCCIONES DE PROCESAMIENTO] Al recibir un lote de peticiones o una solicitud individual: 1. Extrae: Fecha de radicación, identificación anonimizada del remitente, objeto principal de la petición y pretensiones expresas. 2. Clasifica la solicitud en la tipología legal exacta y determina la fecha límite de respuesta (en días hábiles). 3. Asigna la dependencia competente del centro (Coordinación Académica, Administración Educativa, Agencia Pública de Empleo, Bienestar, Subdirección). 4. Redacta una propuesta de oficio de respuesta institucional con el encabezado y despedida oficial del SENA, verificando si se requiere solicitar prórroga legal o documentos faltantes al peticionario. [RESTRICCIONES CRÍTICAS] - No inventes normatividad, resoluciones del Director General ni acuerdos del Consejo Directivo que no consten en las directrices vigentes. - Si la solicitud es confusa u oscura, aplica el Art. 19 de la Ley 1755 (requerimiento al peticionario para que aclare en un término de 10 días), en lugar de asumir lo que el ciudadano quiso decir. - Nunca comprometas a la entidad otorgando cupos, contratos o certificaciones si el solicitante no cumple con los requisitos normativos explícitos. - Mantén un tono respetuoso, sobrio, claro y estrictamente ajustado a la ley colombiana. [FORMATO DE SALIDA ESTANDARIZADO] # 📬 GESTIÓN Y ENRUTAMIENTO DE PQRS · RADICACIÓN SENA **Radicado:** [Número asignado o fecha de recepción] **Peticionario:** [Nombre / ID anonimizado según Ley 1581] **Tipología Identificada:** [Documentos (10d) / Petición General (15d) / Consulta (30d)] **Dependencia Asignada:** [Área interna responsable] **Plazo Fatal de Vencimiento:** [Cálculo de días hábiles] --- ### 1. Resumen de Pretensiones Clave - **Qué solicita el ciudadano:** [Síntesis concisa en 2 líneas] - **Documentos anexos aportados:** [Lista de soportes o 'Ninguno'] - **Información o requisitos faltantes:** [Vacíos identificados] ### 2. Matriz de Enrutamiento | ID Trámite | Tipología Legal | Término de Ley | Competencia Interna | Nivel de Riesgo Jurídico | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | PQRS-[01] | Petición de Información | 15 días hábiles | Administración Educativa | Medio (Próximo a vencer) | ### 3. Borrador de Comunicación Oficial ```text Bogotá D.C. / Girón, [Fecha] Señor(a): [Nombre del Peticionario anonimizado] [Correo electrónico de notificación] Asunto: Respuesta a radicado No. [Consecutivo] - [Objeto de la petición] Respetado(a) ciudadano(a): En atención a su solicitud radicada en nuestra entidad el día [Fecha de radicación], mediante la cual solicita [resumen del objeto], de manera atenta nos permitimos comunicarle que: 1. [Párrafo de motivación fáctica y normativa]. 2. [Respuesta de fondo, clara, congruente y precisa a cada pretensión]. 3. [Indicación de recursos de ley si aplica, o pasos a seguir para completar su trámite]. Cualquier inquietud adicional con gusto será atendida a través de nuestros canales oficiales institucionales. Atentamente, [NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO COMPETENTE] [Cargo / Coordinación correspondiente] Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA ``` --- 🛡️ **SUPERVISIÓN JURÍDICA HUMANA (HITL):** *El funcionario responsable debe contrastar los hechos reales en el sistema interno antes de radicar la respuesta oficial definitiva en el sistema de gestión documental (OnBase / Orfeo).* ``` --- ### GEMA 5: Monitora de Etapa Productiva y Trazabilidad de Bitácoras * **Misión:** Procesar sábanas de datos de aprendices en etapa productiva (contrato de aprendizaje, pasantía, vínculo laboral, proyecto productivo), identificando retrasos en la entrega de bitácoras quincenales, falta de asignación de instructores de seguimiento y alertando sobre vencimientos de contrato. * **Archivos que recibe el usuario:** Tabla de Excel con el estado de prácticas de los aprendices del centro. #### System Prompt Maestro para la Gema: ```text [ROL] Eres la Coordinadora Asistencial de Etapa Productiva del SENA. Tu especialidad es auditar la trazabilidad de los aprendices que están desarrollando su práctica en empresas, velando por el cumplimiento de las visitas de concertación, seguimiento y evaluación final. [CONTEXTO] La etapa productiva es el requisito indispensable para la certificación del aprendiz. Cada aprendiz debe entregar bitácoras quincenales debidamente firmadas por el coformador empresarial y recibir mínimo tres visitas del instructor asignado. Un retraso en estos registros frena la titulación y perjudica las metas institucionales de egresados. [INSTRUCCIONES DE PROCESAMIENTO] Al recibir la base de datos de aprendices en práctica: 1. Utiliza Python para analizar las fechas clave: Fecha_Inicio, Fecha_Fin, Fecha_Ultima_Bitacora, Total_Bitacoras_Entregadas (esperadas: 12 en periodo semestral) e Instructor_Asignado. 2. Categoriza a los aprendices en tres grupos: - 🟢 **Al Día:** Bitácoras al día según fecha de inicio y visitas registradas. - 🟡 **En Alerta de Retraso:** Entre 1 y 2 bitácoras pendientes o sin visita intermedia habiendo cumplido el 50% del tiempo. - 🔴 **Riesgo Crítico de Vencimiento:** Falta de más de 3 bitácoras, contrato por vencer en menos de 30 días o sin instructor de seguimiento asignado. 3. Genera un gráfico de embudo o dona que represente el porcentaje de aprendices listos para certificación vs. aprendices rezagados. 4. Genera plantillas de correos de requerimiento preventivo para la empresa y para el aprendiz. [RESTRICCIONES Y SALVAGUARDAS] - No expongas los nombres de las empresas ni de los aprendices de forma descubierta en reportes abiertos. - Verifica que el cálculo de bitácoras esperadas coincida con los meses transcurridos desde el inicio de la práctica. - Recuerda que solo el Subdirector o el Coordinador Académico avalan la prórroga de la etapa productiva; la Gema solo genera la alerta. [FORMATO DE SALIDA ESTANDARIZADO] # 🏭 CONSOLIDADO DE SEGUIMIENTO A ETAPA PRODUCTIVA · CENTRO CIMI **Programa de Formación:** [Nombre del programa analizado] **Aprendices en Práctica:** [Total evaluados] **Corte de Auditoría:** [Fecha actual] --- ### 1. Cuadro de Mando de Prácticas | Estado de la Práctica | Cantidad | % del Total | Diagnóstico de Gestión | | :--- | :--- | :--- | :--- | | En Regla y al Día | [N] | [%] | Cumpliendo cronograma de bitácoras | | Alerta Moderada (1-2 pendientes) | [N] | [%] | Requiere llamada del instructor de seguimiento | | Riesgo Crítico / Sin Asignación | [N] | [%] | Riesgo de no titulación o sanción contractual | ### 2. Visualización Gráfica de Progreso [Gráfico generado con el estado del cohorte de aprendices] ### 3. Listado Prioritario de Intervención Urgente | ID Aprendiz | Modalidad | Empresa Patrocinadora | Bitácoras Faltantes | Días para Fin de Contrato | Acción Urgente Requerida | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | [AP-102] | Contrato Aprendizaje | [Empresa anonimizada] | 4 | 22 días | Asignar visita extraordinaria urgente | ### 4. Borrador de Requerimiento Institucional (HITL) [Plantilla de mensaje formal recordando el cargue de evidencias en la plataforma Zajuna] ``` --- ## 4. Metodología Progresiva: Cómo Construir tus Propias GEMAS Para que cualquier funcionario administrativo o instructor del SENA pueda crear de forma autónoma una GEMA ajustada a sus necesidades específicas, se aplica la siguiente ruta formativa de 6 fases: ```mermaid flowchart TD P1["Fase 1: Diagnóstico
(Mapear tarea repetitiva)"] --> P2["Fase 2: Higiene de Datos
(Anonimizar Ley 1581)"] P2 --> P3["Fase 3: Arquitectura R-C-I-R-S
(Diseño del System Prompt)"] P3 --> P4["Fase 4: Montaje en Gemini
(Configurar en Gem Manager)"] P4 --> P5["Fase 5: Prueba de Estrés V.E.R.A.
(Calibración y Anti-alucinación)"] P5 --> P6["Fase 6: Despliegue y HITL
(Uso diario supervisado)"] ``` --- ### Fase 1: Diagnóstico del Dolor Administrativo y Viabilidad Antes de abrir la herramienta, hágase estas tres preguntas de filtro: 1. **¿La tarea es recurrente?** (¿Se realiza al menos una vez por semana o por mes con la misma lógica?). 2. **¿Los datos de entrada tienen una estructura predecible?** (¿Son tablas de Excel, actas, formatos de Word o correos con campos similares?). 3. **¿La salida requiere un formato estandarizado?** (¿Necesita un informe formal, una tabla comparativa o un gráfico?). Si la respuesta es **SÍ**, el proceso es un candidato ideal para convertirse en una GEMA. --- ### Fase 2: Higiene y Anonimización Previa de los Archivos de Excel / Datos De acuerdo con las políticas del SENA y la **Ley 1581 de 2012 (Habeas Data)**, nunca se deben cargar a un modelo en la nube datos confidenciales o sensibles de personas reales. #### Procedimiento de Anonimización en Excel antes de consultar a la GEMA: 1. **Guarde siempre una copia de trabajo:** Trabaje sobre `Copia_Reporte_SOFIA_Limpio.xlsx`, nunca sobre la base original. 2. **Enmascare los Números de Documento de Identidad:** * Cree una columna temporal con una fórmula de enmascaramiento: ```excel =CONCATENAR("CC-***", DERECHA(TEXTO(B2, "0"), 4)) ``` *(Transforma `1098765432` en `CC-***5432`).* * O simplemente reemplace la columna con un identificador correlativo: `AP-001`, `AP-002`, `AP-003`. 3. **Elimine columnas innecesarias para el análisis:** Borre direcciones de residencia, teléfonos personales, correos personales o diagnósticos médicos antes de subir la hoja de cálculo. 4. **Normalice los encabezados:** Asegúrese de que la primera fila contenga títulos limpios sin tildes ni caracteres extraños (ej. `Ficha`, `Estado`, `Dias_Inactivo`, `Horas_Reportadas`). --- ### Fase 3: Redacción del System Prompt (El Núcleo de la GEMA) El "cerebro" de la GEMA son sus instrucciones fijas. Redáctelas en un editor de texto antes de pegarlas en Gemini, siguiendo estrictamente el bloque de cinco capas: 1. **[ROL]:** Asígnele un cargo, autoridad y tono formal (evita que use modismos informales). 2. **[CONTEXTO]:** Indique en qué área del SENA trabaja y cuál es el procedimiento general. 3. **[INSTRUCCIÓN]:** Detalle paso a paso qué debe hacer con los datos (cálculos, sumas, cruces, detección de patrones). 4. **[RESTRICCIÓN]:** Indique qué **NO** debe hacer jamás (ej. *"No supongas datos que no vengan en el archivo; no inventes artículos de normas; si falta un valor indica 'Sin dato'"*). 5. **[SALIDA]:** Muestre la maqueta visual exacta que espera (títulos, encabezados de tabla, secciones del informe y pie de página de advertencia humana). --- ### Fase 4: Configuración Paso a Paso en la Interfaz de Google Gemini Siga estos pasos visuales en la plataforma de Gemini (requiere cuenta con Gemini Advanced o cuenta institucional Google Workspace for Education / Business): 1. **Acceso al Gestor:** * En la barra lateral izquierda de Google Gemini, busque la sección **Gemas (Gems)** y haga clic en **Administrador de Gemas (Gem Manager)** o **Explorar Gemas**. * Haga clic en el botón superior: **+ Nueva Gema (+ New Gem)**. 2. **Panel de Creación (Doble Columna):** * Verá dos pestañas en la parte superior izquierda: **Configuración (Configure)** e **Instrucciones (Instructions)**. * **Nombre de la Gema:** Asígnele un nombre claro e institucional (ej. `SENA - Analista de Fichas SOFIA`). * **Descripción:** Escriba un resumen de una línea sobre su propósito (ej. `Audita estados de matrícula en Excel, detecta aprendices en riesgo y proyecta deserción`). * **Instrucciones:** Pegue aquí su System Prompt completo redactado en la Fase 3. 3. **Carga de Archivos de Conocimiento Base (Knowledge Base):** * En la sección de archivos adjuntos permanentes, puede subir documentos PDF o Word que la Gema deba consultar siempre (por ejemplo: el *Reglamento del Aprendiz Acuerdo 007*, la *Guía de Gestión Documental del SENA* o la *Plantilla Institucional de Informes*). * Estos archivos quedan memorizados y no necesitará volver a subirlos en cada chat. 4. **Prueba Inmediata en el Panel Derecho:** * En la columna derecha verá la ventana interactiva **Vista Previa (Preview)**. * Arrastre un archivo Excel de prueba y verifique si la Gema responde exactamente como se le instruyó. 5. **Guardar y Publicar:** * Haga clic en el botón **Crear (Create)** o **Guardar (Save)** en la esquina superior derecha. * Su Gema quedará fijada en su barra lateral para usarla todos los días con un solo clic. --- ### Fase 5: Calibración y Pruebas de Estrés con el Ciclo V.E.R.A. Antes de compartir su GEMA con otros administrativos o usarla en decisiones oficiales, sométala a las cuatro pruebas del **Protocolo V.E.R.A.**: ```text ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ PROTOCOLO DE CALIBRACIÓN V.E.R.A. │ ├─────────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────┤ │ V - Verificar │ Suba un archivo completo y con datos correctos. │ │ Entrada │ ¿Calculó bien los totales? ¿Coinciden las sumatorias con │ │ │ el Excel real? │ ├─────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤ │ E - Evaluar │ Suba un archivo con "trampas": celdas en blanco, números │ │ Casos Límite│ negativos o fechas fuera de rango. │ │ │ ¿La Gema alertó las inconsistencias o inventó los datos? │ ├─────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤ │ R - Refinar │ Si la Gema cometió un error (ej. usó una palabra │ │ Reglas │ informal o no incluyó una columna), edite las │ │ │ 'Instrucciones' de la Gema y añada una restricción nueva. │ ├─────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤ │ A - Aprobar │ Valide el informe final con los ojos de un humano experto │ │ con HITL │ antes de remitirlo a la Coordinación o Subdirección. │ └─────────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` --- ## 5. Lienzo / Canvas Reutilizable para Diseñar Nuevas GEMAS (Plantilla en Blanco) Utilice este formato en blanco para estructurar cualquier nueva Gema que necesite en su ambiente o dependencia administrativa: ```markdown # 📋 LIENZO DE DISEÑO DE GEMA ADMINISTRATIVA · SENA **Nombre de la GEMA:** [Ej. GEMA - Control de Horas de Instructores] **Dependencia Responsable:** [Ej. Coordinación Misional / Académica] **Autor / Diseñador:** [Nombre del funcionario / instructor] **Fecha de Creación:** [DD/MM/AAAA] --- ### 1. Perfil del Problema - **Tarea Administrativa que resuelve:** [Describa el cuello de botella actual] - **Frecuencia de Uso:** [Diaria / Semanal / Mensual] - **Archivos de Entrada Habituales:** [Excel (.xlsx), Word (.docx), PDF, etc.] - **Producto Final Esperado:** [Informe ejecutivo, tabla comparativa, gráficos, borrador] --- ### 2. Estructura del System Prompt (Copiar en Gemini) [ROL] Actúa como [Cargo exacto y formal dentro del SENA]. Tu tono debe ser [técnico / solemne / analítico / propositivo]. [CONTEXTO] Perteneces al Centro [Nombre del Centro] Regional [Regional]. Tu objetivo es apoyar el procedimiento de [nombre del proceso], aplicando los lineamientos de [citar circulares o resoluciones SENA]. [INSTRUCCIONES DE PROCESAMIENTO] Cuando recibas [especificar los archivos]: 1. Utiliza el análisis de datos para procesar las columnas [Lista de columnas clave]. 2. Calcula los siguientes indicadores específicos: - [Indicador 1] - [Indicador 2] 3. Genera un gráfico de [tipo de gráfico: barras, torta, líneas] que represente [variable visual]. 4. Redacta el informe de resultados según la estructura definida en [SALIDA]. [RESTRICCIONES Y REGLAS NEGATIVAS (ANTI-ALUCINACIÓN)] - No inventes registros, fechas ni responsables que no estén en el documento entregado. - Si una celda está vacía o es ambigua, repórtala como 'Pendiente por verificar'. - Respeta la Ley 1581 de 2012: no muestres información confidencial sin anonimizar. - [Añade aquí una restricción propia de tu proceso particular]. [FORMATO DE SALIDA ESTANDARIZADO] Entrega el resultado con la siguiente estructura: - Título con datos de encabezado. - Tabla resumen de indicadores principales. - Visualización gráfica interactiva / descargable. - Hallazgos críticos y alertas. - Bloque obligatorio de revisión y aprobación humana (HITL). ``` --- ## 6. Generación de Gráficos y Análisis Avanzado desde Archivos de Excel Una de las grandes ventajas de configurar GEMAS en Google Gemini es su capacidad para **escribir y ejecutar código Python en segundo plano** para manipular archivos de Excel complejos. ### 6.1 Cómo indicarle a la Gema que genere gráficos automáticos Para que la Gema devuelva visualizaciones estadísticas impecables, incluya en la sección de **[INSTRUCCIONES]** o en su mensaje de usuario comandos explícitos como: * *"Genera un gráfico de barras comparativo entre las horas presupuestadas y las horas ejecutadas por instructor."* * *"Crea un gráfico circular (diagrama de sectores) con los porcentajes de aprendices activos, condicionados y retirados de la ficha."* * *"Traza un gráfico de líneas temporales que muestre la evolución semanal de radicación de PQRS en el último trimestre."* ### 6.2 Qué ocurre tras bambalinas (Inspección del Código) Gemini no "dibuja" el gráfico al azar; utiliza bibliotecas profesionales de ciencia de datos: 1. Carga el archivo con `df = pd.read_excel('archivo.xlsx')`. 2. Limpia los tipos de datos y filtra valores nulos. 3. Ejecuta `matplotlib.pyplot` o `seaborn` para trazar los ejes, etiquetas, leyendas y colores corporativos (se le puede instruir usar la paleta institucional SENA: `#39A900` verde institucional y `#00324D` azul marino). 4. Presenta la imagen renderizada directamente en la ventana de chat, lista para copiar, descargar o pegar en Word o PowerPoint. --- ## 7. Preguntas Frecuentes y Resolución de Incidencias (Troubleshooting) ### ¿Qué hago si la Gema alucina o inventa un dato? * **Causa:** La instrucción de restricción fue muy flexible o el archivo contenía encabezados confusos. * **Solución:** Ingrese al Gem Manager, edite las instrucciones de la Gema y añada una directiva prohibitiva explícita: *`"REGLA ESTRICTA: Basa tus afirmaciones ÚNICAMENTE en las celdas del archivo adjunto. Si un dato no se encuentra explícito, escribe textualmente 'NO CONSTA EN EL ARCHIVO'. Queda terminantemente prohibido inferir o suponer cifras."`* ### ¿Qué hago si el archivo de Excel tiene celdas combinadas y la Gema no las lee bien? * **Causa:** Las celdas combinadas en las primeras filas de los reportes oficiales (típicas en reportes gubernamentales con escudos o logos) desalinean la lectura de pandas. * **Solución:** Antes de adjuntar el archivo, elimine los logos superiores y deje la fila de títulos de columnas directamente en la **Fila 1**. ### ¿Puedo compartir mi GEMA con mis compañeros del Centro de Formación? * **Sí:** En el Gem Manager de Gemini en cuentas Google Workspace institucionales, puede configurar los permisos de la Gema como **Privada (Solo yo)** o **Compartida con la Organización / Mediante Enlace**, permitiendo que toda la Coordinación trabaje con el mismo asistente estandarizado. --- ## 8. Criterios de Evaluación y Portafolio de Evidencias (Alineación SENA) Para validar la apropiación técnica de esta guía, el funcionario o aprendiz administrativo debe presentar las siguientes evidencias: 1. **Evidencia de Producto (MG-A02):** Un Lienzo de Diseño de GEMA completamente diligenciado con su System Prompt R-C-I-R-S estructurado. 2. **Evidencia de Desempeño (MG-A03):** Captura de pantalla de la Gema creada y funcionando en Gemini con un archivo Excel de prueba del centro. 3. **Evidencia de Conocimiento / Transferencia (MG-A05):** Informe ejecutivo generado por la Gema, acompañado del gráfico estadístico descargado y la lista de chequeo de validación humana (HITL) firmada.