Guía IA para administrativos

Prácticas y plantillas

Consulta el contenido por apartados y conserva el archivo fuente si necesitas editarlo.

Plantilla de evidencias del curso

Programa: Implementación de herramientas de inteligencia artificial en la optimización de la productividad Código y versión: 21720210 · Versión 1 Duración propuesta para esta cohorte: 40 horas (36 directas + 4 autónomas). La oferta oficial consultada publica una duración de 48 horas; esta adaptación requiere validación curricular. Calendario: martes a viernes, 7:30 a. m. a 5:30 p. m. (9 horas directas diarias); una hora autónoma adicional por día fuera de la franja presencial. Fechas calendario, ficha, sede, ambiente y medio de entrega pendientes de confirmación. Competencia: 220501094 · Estructurar propuesta técnica de servicio de tecnología de información de acuerdo con el tipo de requerimiento y marcos de referencia. Resultados de aprendizaje: RA1 y RA2, según el diseño curricular suministrado.

Esta plantilla reúne cinco evidencias para los diez retos de la ruta web y el integrador. Los siete retos de la cartilla original se complementan con los retos 0, 7 y 9. Entrega esta estructura al asistente junto con los materiales de práctica para que genere los archivos; no incluyas datos personales ni envíes los borradores como trámites reales. El instructor realiza la valoración formal.

El archivo generado debe registrar el asistente utilizado, la fuente, el encargo, la salida y las correcciones solicitadas. La IA no debe atribuir al aprendiz una revisión que no le conste. Una demostración observada no equivale a una ejecución propia con IA.

Forma de trabajo con IA

La IA prepara los archivos de la actividad con el encargo y las fuentes del paquete. El aprendiz entrega ese encargo a un chat autorizado o a Antigravity o Codex, revisa el resultado y descarga los productos. Los campos que se describen son la estructura de salida para la IA. Los datos ausentes, las mediciones no realizadas y las revisiones humanas no observadas quedan pendientes; el instructor conserva la valoración formal.

Los encargos de la guía web están listos para usar. La conversación, el informe y el JSON generado conservan el trabajo sin transcribirlo en otra ficha. Si la herramienta no puede ejecutar la tarea, se conserva esa limitación como pendiente y se consulta una opción autorizada.

Identificación institucional

La práctica y la generación de archivos no exigen nombres, documentos ni datos personales. La identificación y las firmas institucionales se incorporan únicamente por el procedimiento autorizado, fuera del chat de IA. Si no se han confirmado, permanecen pendientes.

Los apartados siguientes especifican los campos que prepara la IA en el informe y el JSON; no son una ficha adicional para diligenciar.

MG-A01 · Diagnóstico y Prompt CRTT · Retos 0 y 1

  • Reto 0: decisiones de uso de los datos, fragmentos reducidos y autorización pendiente:
  • Tarea y necesidad administrativa que se quiere revisar:
  • Entradas, pasos repetitivos y salida esperada:
  • Frecuencia y tiempo por unidad; marca como pendiente lo que no se midió:
  • Opción elegida: IA generativa, fórmula o regla, IA predictiva o proceso manual:
  • Justificación, fuente y riesgos que deben controlarse:
  • Prompt inicial con Contexto, Rol, Tarea, Tono y Límites:
  • Versión mejorada para el Lineamiento ficticio:
  • Frase o apartado de la fuente que comprueba la respuesta:
  • Dato ausente o asunto por confirmar:
  • Revisión y ajuste realizado:

MG-A02 · PQRS y Asistente de rol · Retos 2 y 3

  • Códigos de los dos casos y sus borradores:
  • Petición:
  • Hechos expresos y fuente:
  • Información faltante:
  • Borrador de respuesta, pendiente de aprobación:
  • Afirmaciones verificadas y correcciones:
  • Instrucción reutilizable: tarea, contexto y fuente, formato, límites y criterio de aceptación:
  • Prueba 1 y resultado:
  • Prueba 2 y resultado:
  • Prueba 3 con un dato faltante y resultado:
  • Revisión de cada prueba, errores si los hubo y razón para conservar o ajustar la instrucción:

MG-A03 · Flujo y Regla Reproducible · Retos 4, 5, 6 y 7

Reto 4 · Bandeja cero

  • Códigos de mensajes revisados:
  • Tabla de prioridades sugeridas con la señal textual que justifica cada una:
  • Diez borradores que no fueron enviados:
  • Asuntos y plazos que requieren confirmación del área:

Reto 5 · Acta imposible

  • Decisiones, propuestas y asuntos pendientes por separado:
  • Acciones, responsables y fechas solo cuando constan:
  • Minuto o frase de origen por cada punto:
  • Información que queda pendiente de confirmar:

Reto 6 · Informe sucio y automatización sencilla

  • Nombre de la copia de trabajo; ubicación del original sin modificar:
  • Procedimiento generado por la IA, estado de ejecución y regla aplicada:
  • Resultado en una fila normal y en una fila con dato faltante:
  • Conteos antes y después:
  • Vacíos o posibles duplicados marcados para revisión, sin borrar ni completar:
  • Limitaciones de la regla y corrección humana:

Reto 7 · Diseño y simulación de un flujo

  • Instrucción reutilizable y diseño generado por la IA:
  • Salidas de los casos completo, incompleto y urgente, con su revisión:
  • Orden de condiciones: primero urgencia; FL-03 se detiene aunque esté completa:
  • Punto de aprobación humana y límite: diseño sin despliegue externo:

MG-A04 · Lectura de presupuesto y auditoría · Retos 8 y 9

Reto 8 · Presupuesto, tasa y gráfico con unidades

  • Fuente: hoja Bienestar o Gastos Q1:
  • Pregunta que se quiere responder:
  • Numerador, denominador, unidad y periodo:
  • Cálculo generado por la IA y comprobación independiente con la fuente:
  • Gráfico, filtros aplicados y lectura del resultado:
  • Hallazgos descriptivos con sus valores:
  • Qué no se puede concluir y qué dato o análisis falta:

Reto 9 · Auditoría de afirmaciones

  • Estados y correcciones de las cuatro afirmaciones con su apartado fuente:
  • Resultado base: una respaldada, dos contradichas y una que no consta:
  • Orden intrusa identificada por separado:
  • A5 y revisión del apartado citado, si se eligió la variante:

MG-A05 · Reto integrador y transferencia

  • Plan de trabajo, fuentes y productos:
  • Código simulado y fila o campo de la diferencia observada:
  • Pregunta para corroborar la diferencia; no formular una acusación:
  • Copia analítica, borradores y cálculo verificado:
  • Herramientas y datos usados:
  • Presentación y conclusión sustentada:
  • Tiempo manual y asistido por tarea equivalente, si se midió:
  • Tiempo de preparación, generación, revisión y corrección:
  • Estimaciones y mediciones separadas:
  • Controles y aprobaciones necesarias:
  • Piloto de 30 días: tarea acotada, línea base, responsable por confirmar y fecha de revisión:

Prueba individual

  • Código del caso asignado y fuente:
  • Instrucción y respuesta de la IA, sin ayuda del equipo:
  • Comprobación del resultado; operación solo si corresponde al caso:
  • Ajuste solicitado o razón para conservar la respuesta:
  • Pregunta o decisión que necesita revisión humana:

Cuidado de datos y reflexión individual

  • [ ] Trabajé con las fuentes del curso o con información autorizada.
  • [ ] Conservé el archivo original y usé una copia.
  • [ ] Contrasté las afirmaciones y los cálculos con su fuente.
  • [ ] Dejé visibles los datos ausentes, errores y decisiones pendientes.
  • [ ] No envié borradores ni afirmé que una diferencia demuestra irregularidad.
  • [ ] Registré qué produjo la herramienta, qué revisé y qué corregí.

  • ¿Qué verifiqué o corregí personalmente?

  • ¿Qué dato quedó pendiente?
  • ¿Qué decisión debe tomar el responsable del área?

Valoración del instructor

Por cada criterio, registre la fuente observada, la retroalimentación y el nivel formativo definido en los instrumentos del curso. La tarjeta de DevBrain consolida las evidencias; no aprueba automáticamente al aprendiz.

  • Observaciones del Instructor Técnico Líder:
  • Evidencias revisadas:
  • Juicio de evaluación SENA: [ ] APROBADO (A) [ ] NO APROBADO (NA)
  • Firma del aprendiz:
  • Firma del Instructor Técnico Líder:
  • Fecha:

Medio y plazo de entrega: por confirmar con la coordinación. No cargues esta plantilla a una plataforma hasta recibir la instrucción institucional.

Reutiliza las salidas y la conversación de cada reto para consolidar la evidencia. No vuelvas a digitar todos los registros ni repitas la tarea a mano solo para crear una comparación.