Cuidado de datos y archivos en los retos
Público: aprendices y personal administrativo del CGAO, Subsede Vélez, Regional Santander.
Los casos y archivos del curso se prepararon para aprender y no contienen registros reales. Usa únicamente esos materiales en las prácticas.
Forma de trabajo con IA
La IA prepara los archivos de la actividad con el encargo y las fuentes del paquete. El aprendiz entrega ese encargo a un chat autorizado o a Antigravity o Codex, revisa el resultado y descarga los productos. Los campos que se describen son la estructura de salida para la IA. Los datos ausentes, las mediciones no realizadas y las revisiones humanas no observadas quedan pendientes; el instructor conserva la valoración formal.
Los encargos de la guía web están listos para usar. La conversación, el informe y el JSON generado conservan el trabajo sin transcribirlo en otra ficha. Si la herramienta no puede ejecutar la tarea, se conserva esa limitación como pendiente y se consulta una opción autorizada.
Regla de trabajo
Para este curso usa el libro de práctica y tus propias copias. No escribas ni cargues a Gemini, Canva u otro asistente nombres, documentos de identidad, datos de aprendices o funcionarios, expedientes, correo institucional, credenciales, datos de salud ni archivos internos. Cambiar un nombre por una etiqueta no demuestra que el resto del registro sea seguro.
El uso de información real requiere confirmar con la institución la finalidad, la clasificación del dato, las autorizaciones, la cuenta aprobada y las condiciones del proveedor. Si tienes dudas, no cargues el archivo y consulta al Instructor Técnico Líder o al responsable institucional.
La Ley 1581 de 2012 contiene principios para el tratamiento de datos personales. Consulta su texto en el Gestor Normativo de Función Pública, los lineamientos de la SIC sobre datos personales en sistemas de IA y las instrucciones institucionales vigentes. Esta guía establece una regla práctica para el taller; no determina por sí sola la autorización de un caso de trabajo.
Revisa las condiciones de la cuenta
Una opción de privacidad no convierte un archivo institucional en material autorizado. Confirma primero la clasificación, la finalidad, la cuenta aprobada y las reglas de la entidad. Las funciones y controles disponibles cambian según el servicio, el plan, la región y la administración de la cuenta.
| Servicio y contexto | Información publicada por el proveedor | Qué debes hacer en el curso |
|---|---|---|
| ChatGPT personal | El control de mejora del modelo afecta conversaciones nuevas; un chat temporal no se usa para mejorar modelos mientras siga temporal, pero OpenAI puede conservar una copia hasta 30 días por seguridad. Si guardas el chat temporal, se aplican los controles de una conversación normal. | Trabaja solo con los archivos de práctica. Revisa la configuración sin interpretarla como autorización para subir información de la entidad. |
| ChatGPT Business, Enterprise, Edu y API | OpenAI indica que, por defecto, no usa entradas y salidas para mejorar sus modelos; la organización puede tener acuerdos y reglas de retención y acceso. | Usa estas condiciones solo si la institución confirma la cuenta y el espacio de trabajo. |
| Gemini Apps | Con «Keep Activity» activado, chats y archivos compartidos se guardan en Actividad y pueden usarse para mejorar servicios con revisión humana. El contenido revisado por proveedores se desconecta de la cuenta y se conserva hasta tres años. Al desactivar la actividad, los chats futuros no aparecen en Actividad ni se usan para entrenar modelos, salvo excepciones; se conservan 72 horas para responder, procesar comentarios y proteger el servicio. | No cargues información personal o confidencial. Revisa las condiciones de la cuenta y consulta al instructor si la opción que ves no coincide con la guía. |
Consulta de vigencia: 24 de octubre de 2026. Revisa las páginas oficiales de controles de datos de ChatGPT, chat temporal de ChatGPT y privacidad de Gemini Apps. Los textos del proveedor describen sus propias cuentas; no sustituyen las decisiones de la entidad ni el concepto de su responsable de protección de datos.
Riesgos que se practican
| Riesgo | Qué debes comprobar |
|---|---|
| La respuesta inventa un hecho, una cita o una fecha. | Contrasta cada afirmación con la fuente y marca lo que no consta. |
| La clasificación convierte una sugerencia en decisión institucional. | Comprueba la señal textual y deja la prioridad final al área responsable. |
| El acta transforma una propuesta en acuerdo o asigna responsable sin respaldo. | Cita la frase o el minuto; separa decisiones, propuestas y pendientes. |
| La fórmula normaliza un dato erróneo o elimina un caso límite. | Trabaja en una copia, conserva la columna original y prueba un caso normal y uno vacío. |
| El borrador llega a un destinatario sin autorización. | Déjalo como borrador; no lo envíes ni lo publiques durante el taller. |
| El uso de IA modifica o expone un archivo institucional. | Trabaja con los archivos del curso y sus copias; no abras ni cargues archivos reales. |
Verificación antes de cada actividad
- [ ] El archivo proviene de los materiales del curso o cuenta con autorización expresa.
- [ ] La copia de trabajo está separada del archivo original.
- [ ] La herramienta y la cuenta están aprobadas para el tipo de información.
- [ ] El prompt declara la fuente, el formato y el tratamiento de datos ausentes.
- [ ] La salida se contrastará con una fuente, una fórmula o una regla.
- [ ] El borrador no se enviará ni se convertirá en decisión automática.
Si no puedes confirmar alguno de esos puntos, usa la alternativa manual con la cartilla, la hoja de cálculo local y revisión entre pares.
Instrucción de práctica segura
Usa solo el fragmento de práctica adjunto. Separa hechos, propuestas y datos faltantes en una tabla. Cita la frase que sustenta cada dato. No agregues nombres, fechas, normas o decisiones. Si la fuente no lo indica, escribe «no consta». Deja el resultado como borrador para revisión humana.
Cuidado del Portafolio de Evidencias
La plataforma DevBrain guarda evidencias e identificación en el navegador local. No cargues el PDF o JSON exportado a un chat de IA. En un equipo compartido, usa un perfil individual, guarda el archivo en el destino que indique el instructor y selecciona «Eliminar mis datos de este equipo» al terminar.