ARCHIVO HISTÓRICO — NO USAR COMO MATERIAL DE ESTA COHORTE. Este contenido fue preparado para Redes CIMI/Girón y no se ha validado para la propuesta de cohorte del CGAO, Subsede Vélez, Regional Santander. Para esta formación use la guía vigente, la cartilla de aprendices, el libro de práctica y la guía de herramientas y preparación. No cargue datos personales o institucionales reales en servicios de IA externos. Funciones, nombres y permisos de herramientas pueden cambiar; verifique el acceso con el equipo formador.

Caso de Estudio 03: Transcripción de Reunión Caótica para Extracción Estructurada

Curso: Implementación de herramientas de IA en la optimización de la productividad (21720210 V1)
Ambiente: Redes CIMI - SENA Girón
Uso didáctico: Extracción de compromisos, matriz RACI y síntesis ejecutiva (Estación 03)

1. Contexto de la Tarea

Las reuniones de coordinación suelen durar entre 1.5 y 2 horas. En ellas se discuten temas cruzados, se interrumpen opiniones, se modifican fechas sobre la marcha y se acuerdan tareas informales.
El personal administrativo suele demorar hasta 5 horas transcribiendo y organizando el acta formal. La IA es una excelente herramienta para acelerar este proceso, pero presenta dos riesgos mayores: 1. Omisión de tareas críticas: La IA suele resumir en exceso y dejar por fuera detalles presupuestales o advertencias técnicas. 2. Atribución errónea: Asignar la responsabilidad de una tarea a la persona equivocada porque no distinguió quién propuso la idea y quién aceptó ejecutarla.

2. Transcripción de la Reunión de Coordinación (Área Redes CIMI)

FECHA: 27 de Octubre de 2026. HORA DE INICIO: 08:05 a.m. 
ASISTENTES: 
- Ing. Mauricio Gómez (Coordinador Académico Redes CIMI)
- Ing. Claudia Patricia Duarte (Líder de Ambientes de Formación)
- Lic. Fernando Silva (Instructor de Ética y Comunicación)
- Sra. Gloria Esperanza Rojas (Apoyo Administrativo y Logístico)
- Ing. Ricardo Celis (Instructor de Infraestructura y Fibra Óptica)

[08:05] Mauricio Gómez: Buenos días a todos. Iniciamos la reunión de seguimiento del área de Redes. Tenemos cuatro puntos principales en la agenda: primero, el alistamiento del ambiente de Redes para el curso intensivo de IA de noviembre; segundo, el estado de los equipos de laboratorio que reportaron fallas la semana pasada; tercero, la programación de instructores para el cierre del trimestre; y cuarto, el inventario de consumibles de cableado y fibra.

[08:08] Claudia Duarte: Mauricio, sobre el primer punto, el ambiente de Redes CIMI ya tiene los 25 computadores formateados con Windows 11. Pero ojo: falta instalar el navegador actualizado y verificar que la red cableada soporte la concurrencia de herramientas en la nube. Ayer hicimos una prueba de ancho de banda y la velocidad bajó a 15 Mbps cuando conectamos 10 máquinas simultáneas.

[08:11] Ricardo Celis: Eso es porque el switch de distribución del bloque C tiene un puerto con bucle de broadcast. Yo puedo revisar ese switch y cambiar el patch panel dañado. Pero necesito que me entreguen dos bobinas de cable UTP categoría 6A antes del viernes 30 de octubre.

[08:13] Mauricio Gómez: De acuerdo, Ricardo se compromete a solucionar el problema de red del bloque C antes del viernes 30 de octubre a las 5:00 p.m. Gloria, por favor coordina con almacén la entrega de esas dos bobinas a Ricardo a más tardar mañana miércoles a las 10:00 a.m.

[08:14] Gloria Rojas: Anotado. Yo hablo hoy mismo con Don Hernando en almacén y genero la orden de salida interna número 108.

[08:15] Mauricio Gómez: Perfecto. Pasemos al segundo punto: las quejas de los aprendices de la ficha 2891122 sobre el rack 3. ¿Qué pasó ahí, Claudia?

[08:16] Claudia Duarte: El rack 3 tuvo una sobretensión que quemó dos fuentes de poder de los routers Cisco 2911. No fue negligencia de los muchachos. El técnico de mantenimiento eléctrico ya las retiró. Solicité las fuentes de repuesto a compras el 15 de octubre, pero la orden de compra aún no ha sido firmada por la Subdirección.

[08:19] Mauricio Gómez: Fernando, como tú eres del comité de convivencia y apoyo pedagógico, ¿recibiste la carta de los muchachos?

[08:20] Fernando Silva: Sí, la vocera María Rodríguez me la entregó. Están muy molestos porque el instructor suplente les puso D. Yo sugiero que hagamos una sesión de recuperación este jueves 29 de octubre a las 2:00 p.m. en el ambiente 204. Yo puedo acompañar la parte metodológica, pero necesito que Ricardo o Claudia estén para la parte técnica.

[08:22] Ricardo Celis: Yo los acompaño este jueves a las 2:00 p.m. en el 204. Hacemos la práctica de enrutamiento OSPF y reevaluamos la evidencia para que no se perjudiquen en su promedio.

[08:23] Mauricio Gómez: Aprobado. Tarea para Fernando y Ricardo: sesión extraordinaria de recuperación el jueves 29 a las 2:00 p.m. en el ambiente 204. Fernando redacta la citación hoy y se la envía a la vocera María Rodríguez antes de las 4:00 p.m.

[08:25] Mauricio Gómez: Sobre el tercer punto: cierre de trimestre. Gloria, necesito el consolidado de horas ejecutadas de los 12 instructores de planta y 23 contratistas para el lunes 2 de noviembre a primera hora. Con eso pasamos los certificados de cumplimiento para el pago de honorarios de octubre.

[08:27] Gloria Rojas: Ingeniero, hay 3 contratistas que no han subido las evidencias al sistema: Carlos Peña, Andrea Flórez y Javier Niño. Si ellos no suben las notas antes del viernes 30, no puedo cerrar el consolidado.

[08:28] Mauricio Gómez: Claudia, por favor llama tú misma a Carlos, Andrea y Javier hoy antes de mediodía y les recuerdas que el plazo perentorio e improrrogable para subir notas a Sofía Plus es el viernes 30 a las 11:59 p.m. Si no lo hacen, sus cuentas de cobro no entrarán en la nómina de octubre.

[08:30] Claudia Duarte: Enterada, los llamo inmediatamente terminemos la reunión.

[08:32] Mauricio Gómez: Último punto: los consumibles para el próximo año. Ricardo, prepara la ficha técnica de los kits de empalme por fusión y conectores SC/APC para la vigencia 2027. La fecha límite de entrega a la coordinación de compras es el 15 de noviembre.

[08:34] Ricardo Celis: Listo, yo preparo la ficha técnica con tres cotizaciones del mercado y se la entrego a Mauricio el 10 de noviembre para su revisión previa.

[08:35] Mauricio Gómez: No habiendo más temas que tratar, se levanta la sesión siendo las 08:36 a.m. Gloria, prepara el acta y me la pasas para firma mañana.

3. Utilidad de la IA en este Reto

El proceso de transcribir y organizar actas es uno de los mayores cuellos de botella en la administración. La utilidad de la IA en este reto incluye: - Reducción Drástica de Tiempo Operativo: Pasar de 5 horas de revisión manual a menos de 10 minutos para generar el primer borrador estructurado. - Identificación Semántica de Tareas: La IA logra comprender la diferencia entre "alguien propone una idea" y "alguien asume un compromiso con fecha límite". - Gestión de Ambigüedades: La IA obliga al humano a aplicar el protocolo de verificación (Human-in-the-Loop) porque, aunque extraiga el 95% bien, el 5% restante puede incluir confusiones de asignación de nombres o fechas.

4. Reto para el Aprendiz

El administrativo debe utilizar la IA para generar el Acta Ejecutiva Institucional, asegurando: 1. Tabla de Compromisos (Matriz de Tareas): - Tarea específica. - Responsable directo (persona exacta). - Fecha y hora límite improrrogable. - Recursos o precondiciones requeridas. 2. Resumen Ejecutivo por Puntos de Agenda. 3. Lista de Riesgos y Alertas Identificadas. 4. Verificación de Criterio: Demostrar que la IA no confundió al responsable de llamar a los instructores (Claudia, no Gloria) ni alteró las fechas pactadas.