ARCHIVO HISTÓRICO — NO USAR COMO MATERIAL DE ESTA COHORTE. Este contenido fue preparado para Redes CIMI/Girón y no se ha validado para la propuesta de cohorte del CGAO, Subsede Vélez, Regional Santander. Para esta formación use la guía vigente, la cartilla de aprendices, el libro de práctica y la guía de herramientas y preparación. No cargue datos personales o institucionales reales en servicios de IA externos. Funciones, nombres y permisos de herramientas pueden cambiar; verifique el acceso con el equipo formador.

Caso de Estudio 01: Catálogo de Procesos Administrativos - Redes CIMI

Curso: Implementación de herramientas de IA en la optimización de la productividad (21720210 V1)
Ambiente: Redes CIMI - SENA Girón
Uso didáctico: Taller de diagnóstico y matriz de viabilidad (Estación 01 - Reto MG-A01)

1. Contexto Operativo

En el Centro Industrial del Mantenimiento Integral (CIMI), la coordinación del área de Redes y Telecomunicaciones gestiona diariamente una alta carga administrativa. El personal de apoyo administrativo invierte entre el 60% y el 75% de su jornada laboral en tareas manuales de transcripción, archivo, redacción de respuestas rutinarias y consolidación de reportes en hojas de cálculo.

Para este ejercicio, el aprendiz debe evaluar los siguientes 8 procesos reales del centro, determinar su viabilidad para ser optimizados con IA y clasificar qué tipo de tecnología requiere (Regla simple / Macro tradicional vs. IA Generativa vs. IA Predictiva vs. No viable por confidencialidad).

2. Inventario de Procesos para Diagnóstico

Proceso P1: Radicación y Pre-clasificación de PQRS de Aprendices

Descripción: Llegan correos de aprendices con solicitudes heterogéneas (solicitud de paz y salvo, reclamos de notas, peticiones de aplazamiento, denuncias de convivencia). El funcionario debe leer cada correo, tipificar el tipo de solicitud, identificar la ficha del aprendiz y remitir al instructor o coordinador correspondiente.
Volumen: 40 a 60 correos diarios.
Tiempo actual: 3 a 4 horas diarias.
Dolor principal: Textos desordenados, faltas de ortografía, datos incompletos.

Proceso P2: Elaboración de Actas de Comité de Evaluación y Seguimiento

Descripción: Durante las reuniones semanales de comité (2 horas de duración), se graban las intervenciones o se toman notas rápidas. Posteriormente, el administrativo pasa en limpio los acuerdos, las sanciones, los compromisos pedagógicos y la lista de asistentes en el formato institucional SENA.
Volumen: 3 a 5 actas semanales (8 a 15 páginas cada una).
Tiempo actual: 5 a 6 horas por acta.
Dolor principal: Dificultad para resumir sin perder detalles jurídicos y compromisos con fechas límite.

Proceso P3: Cálculo Matemático de Horas y Liquidación de Honorarios de Instructores

Descripción: Revisar planillas de asistencia y cruzar las horas programadas en Sofía Plus con las horas efectivamente ejecutadas por cada instructor contratista, multiplicando por el valor hora pactado para emitir el certificado de cumplimiento.
Volumen: 35 instructores mensuales.
Tiempo actual: 2 días completos al final de cada mes.
Dolor principal: Errores aritméticos humanos por cansancio visual.
Pregunta crítica para el aprendiz: ¿Debe usar un modelo de lenguaje (LLM) para hacer estas operaciones matemáticas o es un riesgo crítico de alucinación?

Proceso P4: Redacción de Memorandos y Circulares Informativas Internas

Descripción: Redactar comunicados oficiales dirigidos a aprendices o instructores sobre fechas de matrículas, mantenimientos preventivos en los ambientes de Redes CIMI, o normas de seguridad en laboratorios.
Volumen: 4 a 6 comunicados al mes.
Tiempo actual: 1.5 horas por comunicado (redacción, estilo, tono formal SENA).
Dolor principal: Bloqueo del redactor, inconsistencias en el tono formal e institucional.

Proceso P5: Análisis y Detección Temprana de Aprendices en Riesgo de Deserción

Descripción: Cruzar variables de fallas acumuladas, notas por debajo de 3.5 en las primeras 4 semanas, estrato socioeconómico y reporte de participación en talleres para identificar aprendices que probablemente abandonarán la formación antes del tercer trimestre.
Volumen: 400 aprendices activos en el área.
Tiempo actual: Se detecta tarde, cuando el aprendiz ya ha desertado.
Dolor principal: Falta de capacidad de análisis predictivo sobre los datos existentes.

Proceso P6: Consolidación y Verificación de Inventario de Equipos de Laboratorio

Descripción: Comparar el listado físico de switches, routers, patch cords y herramientas de crimpado con el registro en el sistema de inventarios del centro. Se reportan novedades como equipos en mantenimiento, bajas o traslados entre ambientes.
Volumen: Listado de 650 ítems.
Tiempo actual: 16 horas al mes.
Dolor principal: Nombres de modelos ligeramente diferentes ("Cisco Catalyst 2960" vs "Switch 2960-Cisco"), dificultando el cruce tradicional en Excel (BUSCARV).

Proceso P7: Custodia y Emisión de Conceptos Disciplinarios Confidenciales

Descripción: Documentos que contienen información médica reservada, antecedentes o testimonios confidenciales de aprendices en procesos sancionatorios graves.
Volumen: 2 a 3 casos por trimestre.
Tiempo actual: Variable.
Dolor principal: Riesgo legal extremo si la información trasciende.
Pregunta crítica para el aprendiz: ¿Se puede ingresar este texto a ChatGPT o Copilot gratuito en la nube? ¿Qué exige la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data?

Proceso P8: Generación de Respuestas a Preguntas Frecuentes de Aspirantes a Cursos

Descripción: Responder dudas repetitivas que llegan al WhatsApp o correo institucional sobre requisitos de ingreso, horarios de cursos complementarios (como el curso 21720210), uso del uniforme y ubicación de los ambientes en el CIMI Girón.
Volumen: 80 consultas semanales.
Tiempo actual: 1.5 horas diarias.
Dolor principal: Interrupción constante del trabajo profundo para responder siempre lo mismo.

3. Utilidad de la IA en este Reto

Comprender la utilidad de la IA requiere discernir dónde aporta valor y dónde introduce riesgos. En este caso de estudio, la IA demuestra su utilidad al: - Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP): Acelerar la lectura y clasificación de textos caóticos (PQRS, actas, resúmenes). - Asistencia en Redacción: Superar el "síndrome de la hoja en blanco" en memorandos y respuestas repetitivas, adaptando el tono institucional. - Limitaciones Clave: Mostrar que la IA no es adecuada para cálculos matemáticos exactos (nómina) o para procesar datos confidenciales sin anonimización (procesos disciplinarios).

4. Instrucción para el Aprendiz

Analice cada uno de los 8 procesos utilizando la Matriz de Viabilidad de IA suministrada en docs/01-fundamentos.md.
Para cada proceso defina: - Nivel de viabilidad (Alta, Media, Nula/Prohibida). - Tecnología sugerida (Regla fija / Excel tradicional, IA Generativa, IA Predictiva / Machine Learning, o Proceso Manual Estricto). - Riesgo potencial si la IA comete un error (Alucinación, filtración de datos sensibles, desvío de directrices). - Medida de salvaguarda y criterio humano requerido.